Rol vertrouwenpersonen De vertrouwenspersoon (VCP) is binnen VV Berkum het eerste aanspreekpunt voor een ieder die opmerkingen of vragen heeft m.b.t. tot seksuele intimidatie (SI) of ander grensoverschrijdend gedrag (agressie, geweld, pesten, discriminatie, ed.) of over een concreet incident een gesprek wil met de vereniging.
De VCP is aanspreekbaar voor sporters, ouders van sporters, toeschouwers, kaderleden, vrijwilligers en bestuur. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk.
Verantwoordelijkheid Bestuur Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van haar leden, de VCP zal in alle gevallen dat hij/zij op welke wijze dan ook kennis neemt van een incident m.b.t. grensoverschrijdend gedrag dit geanonimiseerd met het bestuur bespreken. Hierbij wordt de vertrouwelijkheid niet geschonden terwijl het bestuur kan beoordelen of en hoe zij moet handelen.
Hoe gaat de VCP te werk?
1. Eerste opvang: luisteren, inventariseren
Een ieder kan een beroep doen op de VCP voor vragen, vermoedens, meldingen, klachten en aangifte met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag. De VCP is hiervoor het eerste aanspreekpunt binnen de vereniging. De betrokkene kan in de eerste plaats in vertrouwen zijn/haar verhaal kwijt.
Met de betrokkene bespreekt de VCP de mogelijke gevolgen van deze stap en verwijst de betrokkene naar relevante hulpverlening. Tevens wordt afgesproken hoe betrokkene op de hoogte wordt gehouden van het handelen van het bestuur.
3. Opheffen vertrouwelijkheid De VCP informeert de betrokkene over de gevolgen die het incident heeft voor de stappen die de VCP moet zetten.
In alle gevallen zal geanonimiseerd overleg met bestuur volgen.
Het bestuur beoordeelt hoe vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid moet worden gehandeld. Indien dit handelen vereist dat (een deel van) de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene door de VCP hierover uitleg krijgen en om diens toestemming worden gevraagd. Bij toestemming is de vertrouwelijkheid opgeheven.
Het opheffen van vertrouwelijkheid gebeurt echter ook zonder toestemming van de betrokkene, maar niet nadat:
- de VCP de betrokkene heeft uitgelegd waarom hij/zij deze stap moet nemen en om diens toestemming daarvoor is gevraagd.
Overwegingen die tot het opheffen van de vertrouwelijkheid aanleiding kunnen geven zijn:
- strafbare feiten zoals in het Wetboek van Strafrecht zijn vastgelegd.
- er is sprake van een voor de betrokkene of derden acute onveilige sportomgeving;
- er is sprake van gedragingen of een situatie waarin het bestuur vanuit haar verantwoordelijkheid in het algemeen belang moet ingrijpen.
In geval dat de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven omdat er sprake is van een ernstig strafbaar feit waar aangifteplicht voor geldt, dan stelt de VCP het bestuur daarvan in kennis en zal het bestuur deze verplichting tot aangifte moeten nakomen.
De VCP kan echter geen aangifte doen namens de vereniging.
Opheffen van de vertrouwelijkheid gebeurt overigens met inachtneming van alle verplichtingen die het bestuur en VCP hebben jegens de bescherming van de privacy van alle betrokken partijen.
4. Rapportage aan bestuur
De VCP brengt het bestuur altijd op de hoogte van wat een betrokkene heeft verklaard en welke afspraken met betrekking tot de doorverwijzing zijn gemaakt. Dit gebeurt geanonimiseerd, maar indien het bestuur dit noodzakelijk vindt met verwijzing naar personen (zie hiervoor omstandigheden waaronder de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven).
5. Verslaglegging
De VCP legt verslag van de gevoerde gesprekken en de daaruit voortvloeiende doorverwijzing en gemaakte afspraken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het standaard formulier dat hiervoor is ontwikkeld. Het registratieformulier voor de VCP en het rapportageformulier voor de rapportage aan het bestuur. Deze formulieren worden binnen de vereniging op een veilige wijze gearchiveerd. De VCP beheert dit archief.
